Si sente spesso parlare deldata protection officer(DPO), ma quando è obbligatoria la nomina di questa figura?
La progressiva digitalizzazione delle attività economiche ha ampliato in modo significativo la quantità, la varietà e il valore delle informazioni trattate, rendendo la conformità alla disciplina in materia di privacy un’esigenza che non riguarda più soltanto le imprese tecnologiche o le start-up digitali. Anche le aziende operanti nei settori tradizionali raccolgono e utilizzano dati riferiti a clienti, dipendenti, fornitori e utenti, avvalendosi di sistemi gestionali e procedure automatizzate.
Ildata protection officer– comunemente indicato con l’acronimo DPO e definito dal Regolamento (UE) 2016/679 come responsabile della protezione dei dati – è una figura specialistica chiamata ad assistere l’organizzazione nella corretta applicazione della normativa.
La sua importanza risulta particolarmente evidente nei modelli di business fondati sull’acquisizione, sull’elaborazione e sulla valorizzazione delle informazioni personali, come avviene nelle piattaforme digitali, nei servizi SaaS, nell’e-commerce, e nei sistemi basati sull’intelligenza artificiale.
Ciò non esclude, tuttavia, che ildata protection officerpossa rappresentare un presidio organizzativo utile anche per imprese manifatturiere, commerciali, professionali o di servizi, quando la complessità dei trattamenti o i rischi per gli interessati richiedano competenze specialistiche.
L’obiettivo del presente articolo è esaminare la disciplina applicabile aldata protection officer,chiarendo chi possa assumere l’incarico, quali requisiti debba possedere, quale posizione occupi nell’organizzazione e quali compiti sia tenuto a svolgere.
La figura del data protection officer nel GDPR
Ildata protection officertrova la sua disciplina normativa agli articoli 37, 38 e 39 del GDPR. Egli è chiamato ad assistere il titolare o il responsabile del trattamento nell’applicazione della normativa sulla protezione dei dati personali, operando al tempo stesso quale presidio interno di sorveglianza e quale punto di contatto con l’autorità di controllo e con gli interessati.
La denominazione italiana può generare qualche incertezza terminologica. Il “responsabile della protezione dei dati” non deve infatti essere confuso con il “responsabile del trattamento” previsto dall’articolo 28 GDPR. Quest’ultimo è il soggetto che tratta dati personali per conto del titolare, sulla base di un contratto o di altro atto giuridico; ildata protection officer, invece, svolge una funzione di consulenza e vigilanza sulla corretta applicazione della disciplina. Il DPO non determina le finalità e i mezzi del trattamento, non assume le decisioni imprenditoriali relative all’impiego dei dati e non si sostituisce agli organi amministrativi o alle funzioni aziendali competenti.
All’interno dell’impresa, ildata protection officeroccupa dunque una posizione peculiare: è inserito nell’organizzazione senza appartenere alla normale linea decisionale e deve poter svolgere i propri compiti con autonomia e indipendenza.
Requisiti e competenze del data protection officer
Ai sensi dell’articolo 37, paragrafo 5, del GDPR, ildata protection officerdeve essere designato in funzione delle proprie qualità professionali e, in particolare, della conoscenza specialistica della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati personali, nonché della capacità di assolvere i compiti attribuiti dall’articolo 39. Il Regolamento non predetermina, tuttavia, uno specifico titolo di studio, un percorso professionale tassativo o una soglia uniforme di esperienza, poiché l’adeguatezza del profilo deve essere valutata in rapporto alle caratteristiche dell’organizzazione e dei trattamenti effettuati.
Il livello di competenza richiesto aldata protection officerdeve quindi essere proporzionato alla natura, alla complessità e ai rischi delle attività svolte. In un’impresa che tratta prevalentemente dati comuni nell’ambito di processi amministrativi ordinari potrà essere sufficiente una preparazione commisurata a tale contesto. Diversamente, un’organizzazione che gestisca dati sanitari, sistemi di profilazione, tecnologie di monitoraggio, grandi banche dati o trasferimenti internazionali dovrà individuare un professionista dotato di una conoscenza più approfondita della disciplina e delle relative implicazioni tecniche e organizzative.
Non esiste, allo stato, un albo pubblico dei DPO né il possesso di una certificazione costituisce un’abilitazione legale necessaria per assumere l’incarico. Master, corsi specialistici, certificazioni volontarie ed esperienze documentate possono rappresentare elementi utili per valutare la preparazione del candidato, ma spetta al titolare o al responsabile del trattamento verificare in concreto che il professionista possieda le competenze e l’esperienza adeguate all’organizzazione.
Indipendenza, autonomia e assenza di conflitti di interesse
L’effettività della funzione attribuita al DPO dipende dalla posizione che gli viene concretamente riconosciuta all’interno dell’organizzazione. L’articolo 38 GDPR impone al titolare e al responsabile del trattamento di coinvolgere tempestivamente e adeguatamente il DPO in tutte le questioni riguardanti la protezione dei dati personali.
L’impresa deve inoltre mettere a disposizione del DPO le risorse necessarie per l’adempimento dei suoi compiti, assicurandogli accesso ai dati e alle operazioni di trattamento, tempo adeguato, strumenti organizzativi e possibilità di mantenere aggiornata la propria preparazione professionale.
Ildata protection officerdeve riferire direttamente al più alto livello gerarchico del titolare o del responsabile del trattamento e non può ricevere istruzioni sul modo in cui esaminare una determinata questione, interpretare la normativa o formulare le proprie valutazioni.
Il DPO può assumere altri incarichi, purché questi non determinino un conflitto di interessi. La Corte di giustizia dell’Unione europea ha chiarito che tale conflitto può sussistere quando le ulteriori funzioni comportino il potere di determinare gli obiettivi e le modalità del trattamento, secondo una valutazione da effettuare caso per caso alla luce della struttura organizzativa.
Per questa ragione, risultano normalmente incompatibili con l’incarico di data protection officer le funzioni apicali o operative dotate di autonomia decisionale sui trattamenti, come quelle di amministratore delegato, componente del consiglio di amministrazione, direttore generale o responsabile dei sistemi informativi. Analoghe criticità possono emergere per le funzioni di marketing, risorse umane, audit o gestione del rischio, quando esse determinino concretamente finalità e mezzi del trattamento.
Ruolo e compiti del data protection officer
I compiti del data protection officer sono individuati dall’articolo 39 GDPR e comprendono, anzitutto, l’attività di informazione e consulenza nei confronti del titolare o del responsabile del trattamento, nonché dei dipendenti e dei collaboratori che partecipano alle operazioni sui dati personali.
Il DPO è quindi chiamato a illustrare gli obblighi applicabili, interpretare la disciplina europea e nazionale e supportare l’impresa nella predisposizione di procedure coerenti con i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e sicurezza dei trattamenti. Ad esempio, il DPO curerà l’aggiornamento dellaprivacy policy, oppure delleinformative sul trattamento dei dati personali.
A tale funzione consultiva si affianca il compito di sorvegliare l’osservanza del GDPR, delle ulteriori disposizioni applicabili e delle politiche interne adottate dall’organizzazione. L’attività di vigilanza può riguardare l’attribuzione delle responsabilità, la sensibilizzazione e la formazione del personale, la verifica periodica delle procedure e lo svolgimento di controlli o audit.
Il data protection officer deve modulare tali attività secondo un approccio fondato sul rischio, concentrando maggiore attenzione sui trattamenti suscettibili di determinare conseguenze più rilevanti per i diritti e le libertà degli interessati.
Il DPO fornisce inoltre, quando richiesto, un parere in merito alla valutazione d’impatto sulla protezione dei dati e ne sorveglia lo svolgimento. Il suo coinvolgimento assume particolare importanza quando l’impresa introduce nuove tecnologie, sistemi di profilazione, processi decisionali automatizzati o trattamenti di dati particolarmente delicati.
Il data protection officer coopera infine con il Garante e opera quale punto di contatto per le questioni connesse ai trattamenti, comprese le eventuali consultazioni preventive. Analoga funzione di raccordo è svolta nei confronti degli interessati, i quali possono rivolgersi al DPO per le questioni relative all’utilizzo dei propri dati e all’esercizio dei diritti riconosciuti dal GDPR.
Casi nei quali la nomina del data protection officer è obbligatoria
L’articolo 37, paragrafo 1, GDPR individua tre ipotesi nelle quali il titolare o il responsabile del trattamento deve necessariamente designare un data protection officer.
L’obbligo ricorre, in primo luogo, quando il trattamento è effettuato da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico, con esclusione delle autorità giurisdizionali nell’esercizio delle proprie funzioni giudiziarie.
In secondo luogo, la nomina è obbligatoria quando le attività principali dell’organizzazione consistono in trattamenti che, per natura, ambito di applicazione o finalità, richiedono il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala.
La terza ipotesi riguarda, infine, il trattamento su larga scala delle categorie particolari di dati previste dall’articolo 9 GDPR, come i dati sanitari, biometrici o relativi alle convinzioni religiose, nonché dei dati personali relativi a condanne penali e reati.
Per le imprese private assumono particolare rilievo le ultime due fattispecie. La nozione di “attività principali” deve essere riferita alle operazioni che costituiscono parte essenziale delcore businessdell’organizzazione, e non ai trattamenti meramente accessori connessi, ad esempio, alla normale gestione amministrativa del personale o dei fornitori.
Un’impresa sanitaria, una società di informazioni commerciali o una piattaforma digitale fondata sulla profilazione degli utenti svolgono trattamenti strettamente funzionali all’erogazione dei propri servizi; in simili contesti, il trattamento dei dati diviene una componente strutturale dell’attività economica.
Il “monitoraggio regolare e sistematico” ricorre quando vi siano forme organizzate, continuative o periodiche di osservazione e analisi degli interessati. Possono assumere rilievo, a seconda delle concrete modalità operative, il tracciamento della navigazione online, la profilazione per finalità commerciali, la geolocalizzazione, la valutazione dell’affidabilità economica etc.
Anche la nozione di “larga scala” richiede una valutazione sostanziale. Non esiste una soglia numerica generale applicabile a ogni settore; occorre considerare il numero degli interessati, il volume e la varietà dei dati, la durata o continuità del trattamento e la sua estensione geografica.
Ne consegue che le dimensioni ridotte dell’impresa o la qualificazione come start-up non escludono automaticamente l’obbligo. Una società con pochi dipendenti potrebbe dover nominare un data protection officer qualora gestisca, quale elemento centrale del proprio servizio, un numero elevato di profili personali o informazioni particolarmente delicate.
Il Garante indica, a titolo esemplificativo, tra i soggetti normalmente tenuti alla designazione istituti di credito, imprese assicurative, società finanziarie, operatori sanitari privati, società di ricerca e selezione del personale, call center, fornitori di servizi informatici e imprese operanti nelle telecomunicazioni o nelle utilities, sempreché ricorrano i presupposti sostanziali previsti dall’articolo 37.
La verifica deve pertanto essere svolta caso per caso e opportunamente documentata, poiché l’obbligo dipende dalle effettive caratteristiche dei trattamenti e non dalla sola appartenenza formale a una categoria economica.
La nomina facoltativa del DPO. Casi in cui è consigliabile (anche se non obbligatoria)
L’articolo 37, paragrafo 4, GDPR consente al titolare e al responsabile del trattamento di nominare volontariamente un DPO anche quando non ricorrano i presupposti esaminati nel paragrafo precedente.
Tale scelta può costituire una concreta espressione del principio di responsabilizzazione, o accountability, in forza del quale l’impresa deve non soltanto rispettare la disciplina sulla protezione dei dati, ma anche essere in grado di dimostrare l’adeguatezza delle misure organizzative adottate.
La nomina facoltativa può risultare opportuna quando i trattamenti, pur non raggiungendo con certezza la soglia della larga scala, presentino una significativa complessità tecnologica, coinvolgano numerose categorie di interessati oppure espongano l’impresa a rischi giuridici e reputazionali rilevanti.
Analoghe considerazioni valgono per le organizzazioni soggette a una rapida evoluzione dei processi aziendali, all’introduzione frequente di nuovi strumenti digitali o alla necessità di coordinare stabilmente diverse funzioni interne e fornitori esterni.
Un ruolo interpretativo particolarmente importante è svolto dalleLinee guida sui responsabili della protezione dei datiWP243 rev.01, originariamente adottate dal Gruppo di lavoro Articolo 29 e successivamente confermate dall’European Data Protection Board. Le Linee guida forniscono criteri applicativi sulle nozioni di attività principali, monitoraggio regolare e sistematico, larga scala, indipendenza e conflitto di interessi.
Questi atti appartengono alla cosiddettasoft laweuropea: non hanno la stessa forza normativa direttamente vincolante del GDPR, ma assumono un considerevole rilievo nell’interpretazione uniforme del Regolamento e nell’individuazione delle aspettative delle autorità di controllo.
Il data protection officer in imprese e start-up digitali
La verifica dell’obbligo o dell’opportunità di nominare un data protection officer assume particolare rilievo nelle imprese e nelle start-up digitali. La qualificazione dell’impresa come tecnologica non determina automaticamente l’obbligo di designare un DPO. Occorre esaminare concretamente il modello di business, la natura delle informazioni raccolte, il numero degli interessati, la durata dei trattamenti e le modalità con cui gli utenti vengono osservati, classificati o valutati.
La nomina del data protection officer può risultare obbligatoria, ad esempio, per unapiattaforma o un sito webche effettui su larga scala il tracciamento continuativo della navigazione e dei comportamenti degli utenti, anche a fini di profilazione o pubblicità comportamentale.
L’European Data Protection Board ricomprende infatti nel monitoraggio regolare e sistematico le forme di tracciamento e profilazione online, indicando tra gli esempi rilevanti anche la geolocalizzazione effettuata mediante applicazioni mobili.
Analoga esigenza può emergere per le imprese healthtech che gestiscano su larga scala dati relativi alla salute, per i servizi fintech o insurtech fondati sull’analisi continuativa della situazione economica e del comportamento degli utenti, nonché per le piattaforme di ricerca e selezione del personale che elaborino sistematicamente profili professionali e valutazioni dei candidati.
L’obbligo può riguardare anche un’impresa che operi prevalentemente quale responsabile del trattamento. Un fornitore SaaS o cloud che gestisca per conto dei propri clienti grandi quantità di dati personali, specialmente se appartenenti a categorie particolari, deve valutare autonomamente la propria posizione, poiché l’articolo 37 si applica tanto ai titolari quanto ai responsabili del trattamento.
La designazione del DPO nell’organizzazione
Venendo a profili di carattere pratico, il data protection officer può essere individuato sia all’interno dell’organizzazione sia mediante il ricorso a un professionista o a una struttura esterna. L’articolo 37, paragrafo 6, GDPR consente infatti che il DPO sia un dipendente del titolare o del responsabile del trattamento oppure che svolga i propri compiti sulla base di un contratto di servizi.
Quando la funzione è affidata a un soggetto interno, la designazione deve essere formalizzata mediante uno specifico atto di incarico, nel quale siano definiti i compiti attribuiti, la posizione organizzativa, i canali di interlocuzione con il vertice e le risorse messe a disposizione.
Nel caso di un data protection officer esterno, tali elementi devono essere disciplinati nel contratto di servizi. La scelta di esternalizzare la funzione può risultare particolarmente adatta alle piccole e medie imprese e alle start-up che non dispongano internamente di competenze specialistiche sufficienti, ma non può tradursi in un incarico meramente nominale o caratterizzato da una presenza occasionale.
Un gruppo imprenditoriale può nominare un unico data protection officer, a condizione che questi sia facilmente raggiungibile da ciascuno stabilimento e sia concretamente in grado di conoscere e seguire i trattamenti delle diverse società.
Dopo la designazione, i dati di contatto del data protection officer devono essere resi pubblici con modalità che consentano agli interessati di rivolgersi agevolmente alla funzione e devono essere comunicati al Garante attraverso l’apposita procedura telematica. Le successive variazioni o sostituzioni devono essere tempestivamente aggiornate.
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