La redazione di un’informativa privacy rappresenta oggi un adempimento imprescindibile per qualunque soggetto che gestisca un sito web o una piattaforma digitale. La disciplina europea in materia di protezione dei dati personali, confluita nel Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), impone infatti al titolare del trattamento di garantire agli utenti un’informazione chiara, trasparente e completa circa le modalità con cui i loro dati vengono raccolti, utilizzati, conservati e, se del caso, comunicati a terzi.

L’obiettivo del presente contributo è illustrare, in termini sistematici, quali siano gli elementi essenziali che un’informativa privacy deve contenere per essere conforme alla normativa, nonché le principali cautele redazionali da osservare affinché tale documento assolva effettivamente alla funzione di tutela sostanziale dell’interessato.

Verranno pertanto analizzati i profili fondamentali relativi alla qualificazione del titolare, all’individuazione dei dati trattati, alla determinazione delle finalità e delle basi giuridiche, alle modalità di trattamento e di conservazione, all’indicazione dei terzi destinatari e, infine, alla descrizione dei diritti riconosciuti agli interessati.

Lo scopo è fornire al lettore una guida operativa, con esempi tratti dalla prassi dei siti web e delle piattaforme digitali, per comprendere come un’informativa privacy debba essere predisposta ed efficacemente resa disponibile al pubblico.

Informativa privacy e fonti normative

L’informativa privacy trae la propria disciplina da un corpus normativo complesso, che ha come fulcro il Regolamento (UE) 2016/679, noto come GDPR. In particolare, gli articoli 13 e 14 del Regolamento prescrivono l’obbligo per il titolare del trattamento di rendere all’interessato una comunicazione chiara, comprensibile e completa circa le caratteristiche essenziali del trattamento dei dati personali.

Si tratta di una previsione che non ha natura meramente formale, ma che risponde all’esigenza sostanziale di garantire il principio di trasparenza, espressamente richiamato all’articolo 5, paragrafo 1, lettera a) del GDPR, quale criterio cardine dell’intero sistema di protezione dei dati. L’informativa privacy si colloca dunque al crocevia tra l’obbligo giuridico gravante sul titolare e il diritto fondamentale dell’interessato ad essere informato circa le modalità di trattamento dei propri dati, così da poter esercitare in maniera consapevole le prerogative riconosciute dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento.

Nel contesto nazionale, la disciplina europea è stata integrata dal d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (c.d. Codice Privacy), come modificato dal d.lgs. 101/2018, che ha adeguato l’ordinamento interno alle disposizioni europee. Tale decreto legislativo ha conservato alcune specificità dell’ordinamento italiano, con riferimento, ad esempio, ai poteri del Garante per la protezione dei dati personali e ai profili di tutela amministrativa e giudiziaria.

Ne consegue che la redazione di un’informativa privacy per un sito web o per una piattaforma digitale debba necessariamente tener conto non solo delle prescrizioni generali del GDPR, ma anche delle disposizioni nazionali di raccordo, così da risultare conforme al sistema “multilivello” di protezione dei dati personali.

L’informativa privacy dovrebbe riflettere, fedelmente, le specifiche modalità operative adottate dal titolare. Ne sono esempio i siti di e-commerce che trattano dati per finalità di fatturazione e spedizione, oppure le piattaforme SaaS che gestiscono informazioni relative agli utenti registrati e ai log tecnici: in entrambi i casi, è opportuno che l’informativa privacy descriva le attività di trattamento in maniera precisa, evitando genericità che comprometterebbero il diritto dell’utente a comprendere pienamente come i propri dati vengono utilizzati.

Informativa privacy e ruolo del titolare del trattamento

Uno degli elementi essenziali che l’informativa privacy deve sempre contenere riguarda l’individuazione del titolare del trattamento. Il GDPR, all’articolo 4, n. 7, definisce il titolare come la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che determina le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali.

In termini concreti, nel contesto di un sito web o di una piattaforma digitale, il titolare coincide con il soggetto che gestisce il servizio e che, di conseguenza, decide quali dati raccogliere, per quali ragioni utilizzarli e con quali strumenti trattarli. La mancata indicazione del titolare nell’informativa privacy rappresenta una grave lacuna, poiché priva l’utente della possibilità di sapere a chi rivolgersi per esercitare i propri diritti e compromette la trasparenza dell’intero trattamento.

È importante sottolineare che l’informativa privacy deve riportare non solo la denominazione del titolare, ma anche i dati di contatto, al fine di consentire all’interessato di instaurare un canale diretto di comunicazione. Nei casi in cui il trattamento sia connesso a piattaforme articolate, che operano attraverso l’interazione tra più soggetti (si pensi a un marketplace o a un servizio SaaS erogato a imprese terze), l’informativa privacy deve chiarire se vi siano contitolarità o rapporti di responsabilità tra i diversi soggetti coinvolti, conformemente a quanto previsto dagli articoli 26 e 28 del GDPR.

Per esempio, una piattaforma che consente ad aziende clienti di somministrare questionari online dovrà distinguere i dati trattati in proprio (account, log, fatturazione) da quelli gestiti per conto dei clienti, precisando ruoli e responsabilità.

Informativa privacy e categorie di dati personali trattati

Un ulteriore elemento fondamentale che deve emergere con chiarezza dall’informativa privacy riguarda le categorie di dati personali oggetto di trattamento. La trasparenza in ordine ai dati raccolti è infatti condizione essenziale per permettere all’interessato di comprendere la portata del trattamento e valutare, in modo consapevole, l’utilizzo dei servizi offerti da un sito web o da una piattaforma digitale.

Il GDPR, pur non imponendo una catalogazione rigida, richiede che siano specificati i dati effettivamente trattati in relazione alle finalità perseguite. Ciò implica che l’informativa privacy non possa essere redatta con formule vaghe o generiche, ma debba descrivere concretamente quali informazioni vengano richieste e registrate.

Per i siti web di uso comune, è frequente la raccolta di dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, indirizzo e-mail), a cui possono aggiungersi dati di navigazione come indirizzi IP, cookie o identificativi di sessione. Nei casi di piattaforme che consentono la creazione di un account personale, l’informativa privacy dovrà menzionare anche i dati relativi alle credenziali di accesso, alle preferenze espresse dall’utente e ai log di attività.

Nei servizi di e-commerce assumono particolare rilievo i dati di fatturazione e di spedizione, mentre nelle piattaforme SaaS possono essere trattati dati riconducibili agli utenti invitati dal cliente o a soggetti terzi che interagiscono con il sistema.

È necessario distinguere, inoltre, tra dati trattati direttamente dal titolare e dati che, pur transitando sulla piattaforma, rientrano nella titolarità di altri soggetti, come avviene quando una società utilizza un servizio per somministrare questionari a propri clienti o dipendenti. In tali ipotesi, l’informativa privacy deve chiarire i confini delle rispettive responsabilità, evitando zone d’ombra che potrebbero incidere negativamente sulla legittimità del trattamento. La precisione nella descrizione delle categorie di dati trattati rappresenta uno strumento di garanzia sostanziale per gli utenti e di correttezza per il titolare.

Informativa privacy e finalità del trattamento

L’informativa privacy deve illustrare con estrema chiarezza le finalità per le quali i dati personali vengono trattati. L’articolo 5, paragrafo 1, lettera b) del GDPR impone infatti il principio di limitazione delle finalità, secondo cui i dati devono essere raccolti per scopi determinati, espliciti e legittimi e non possono essere successivamente trattati in maniera incompatibile con tali scopi.

Ciò significa che l’informativa privacy non può limitarsi a formule generiche, ma deve dettagliare in modo preciso e comprensibile le ragioni del trattamento, distinguendo le finalità strettamente necessarie all’esecuzione del contratto da quelle ulteriori fondate sul consenso o sul legittimo interesse del titolare.

Nei siti web più comuni, finalità tipiche sono la gestione delle richieste di contatto, l’erogazione di servizi informativi o promozionali tramite newsletter, l’esecuzione di transazioni commerciali e la gestione della fatturazione. In ambito di piattaforme digitali, soprattutto quando queste operano in modalità SaaS, le finalità possono riguardare la creazione e l’amministrazione di account, la registrazione dei log di accesso per motivi di sicurezza, la gestione dei ruoli e delle autorizzazioni degli utenti, nonché l’elaborazione dei dati per generare report o statistiche.

Particolare attenzione deve essere riservata ai trattamenti finalizzati ad attività di profilazione o di marketing, che richiedono una base giuridica distinta rispetto alle finalità contrattuali e che, nella maggior parte dei casi, presuppongono il consenso espresso e libero dell’interessato. Un esempio significativo è rappresentato dalle piattaforme che, oltre a consentire l’accesso a un servizio, raccolgono e analizzano le preferenze di navigazione degli utenti per proporre contenuti personalizzati o per finalità pubblicitarie.

In tali circostanze, l’informativa privacy deve illustrare in modo trasparente la natura di tali trattamenti, consentendo all’utente di comprendere appieno le conseguenze delle proprie scelte e di esercitare in maniera consapevole i propri diritti.

Informativa privacy e modalità del trattamento

Dall’informativa privacy dovrebbero altresì emergere le modalità attraverso le quali i dati personali vengono trattati. L’articolo 5, paragrafo 1, lettera a) e lettera f) del GDPR sancisce i principi di correttezza e integrità, richiedendo che i dati siano trattati in maniera lecita e sicura, mediante procedure che ne garantiscano la riservatezza e ne prevengano l’accesso non autorizzato.

Nell’informativa privacy è dunque necessario specificare che il trattamento avviene con strumenti elettronici, telematici e, ove occorra, manuali, adottando misure tecniche e organizzative adeguate al rischio.

Per i siti web di uso comune, ciò si traduce nell’impiego di sistemi di cifratura delle comunicazioni, nell’adozione di protocolli sicuri per la trasmissione dei dati (si pensi al diffuso protocollo HTTPS) e nella predisposizione di procedure di backup e conservazione. Per le piattaforme digitali, soprattutto in ambito SaaS, le modalità di trattamento comprendono anche la gestione dei log tecnici, il monitoraggio degli accessi e l’implementazione di sistemi di autenticazione a più fattori, a garanzia della sicurezza degli account e delle informazioni in essi contenute.

È altresì fondamentale che l’informativa privacy chiarisca i tempi di conservazione dei dati, indicando non solo la durata del rapporto contrattuale, ma anche i termini ulteriori derivanti da obblighi di legge o da esigenze di tutela in sede giudiziaria (ad esempio, i dati di fatturazione possono essere conservati per dieci anni in forza della normativa fiscale).

Ad ogni modo, l’informativa privacy deve fornire indicazioni puntuali, calibrate sulla tipologia di trattamento effettivamente svolto, affinché l’interessato sia pienamente consapevole delle modalità concrete con cui i propri dati vengono gestiti.

Informativa privacy e ruolo dei soggetti terzi

Un’informativa privacy completa non può omettere l’indicazione dei soggetti terzi ai quali i dati personali possono essere comunicati o trasferiti. Il GDPR, agli articoli 13 e 14, impone al titolare del trattamento l’obbligo di specificare chiaramente se i dati siano destinati a terzi, distinguendo tra responsabili esterni designati ai sensi dell’articolo 28 e titolari autonomi che operano in piena indipendenza. Tale distinzione incide profondamente sulle garanzie riconosciute all’interessato e sulla ripartizione delle responsabilità giuridiche.

Nei siti web tradizionali, i dati possono essere comunicati a fornitori di servizi tecnologici, quali società che curano l’hosting o la manutenzione delle infrastrutture informatiche. Nelle piattaforme digitali, invece, la complessità delle interazioni comporta frequentemente il coinvolgimento di ulteriori soggetti, quali panel provider per il reclutamento di utenti o marketplace esterni che integrano il servizio. In tali ipotesi, l’informativa privacy deve chiarire che il titolare resta responsabile solo dei trattamenti da lui determinati, mentre gli altri operatori assumono la qualifica di titolari autonomi.

Particolare rilievo assume il tema dei trasferimenti di dati verso Paesi terzi, disciplinato dal Capo V del GDPR. L’informativa privacy deve precisare se i dati vengano trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo o se siano oggetto di trasferimenti internazionali, indicando le garanzie adottate, come le decisioni di adeguatezza della Commissione europea o l’impiego di clausole contrattuali standard. Un esempio concreto è quello di una piattaforma SaaS che si avvalga di servizi cloud localizzati in Paesi extra-UE: in tal caso, l’informativa privacy deve rendere esplicito tale aspetto, poiché esso incide in maniera significativa sul livello di protezione dei dati personali degli utenti.

Informativa privacy, diritti degli interessati e trasparenza

Un’informativa privacy redatta in conformità al GDPR dovrebbe illustrare in maniera esaustiva i diritti riconosciuti agli interessati, i quali costituiscono l’asse portante della tutela sostanziale dei dati personali. Il Regolamento, agli articoli 15 e seguenti, sancisce diritti quali l’accesso ai dati, la rettifica delle informazioni inesatte, la cancellazione (c.d. diritto all’oblio), la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati e l’opposizione a determinati trattamenti, compresi quelli basati sul legittimo interesse del titolare. Inoltre, l’articolo 7 riconosce la facoltà di revocare in ogni momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento fondato sul consenso anteriormente manifestato.

Nell’ambito dei siti web e delle piattaforme digitali, tali diritti assumono un rilievo particolare. Si pensi, ad esempio, all’utente che desideri cancellare il proprio account da un social network, esercitando il diritto di cancellazione, oppure al consumatore che chieda di trasferire i propri dati di acquisto da una piattaforma di e-commerce a un altro fornitore, avvalendosi del diritto alla portabilità.

L’informativa privacy deve rendere queste possibilità chiaramente comprensibili, evitando tecnicismi che ne compromettano la fruibilità e indicando le modalità concrete attraverso le quali gli interessati possono esercitare i propri diritti, quali recapiti e indirizzi e-mail dedicati.

Collocazione dell’informativa nel sito web

Last, but not least, l’informativa privacy dovrebbe essere agevolmente accessibile all’utente nel momento in cui vengono raccolti i dati personali. L’articolo 12 del GDPR impone infatti che le informazioni siano fornite in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente reperibile, con particolare riguardo ai servizi erogati tramite siti web e piattaforme digitali. Ne deriva che un’informativa privacy, pur redatta con rigore giuridico, risulterebbe inefficace se collocata in aree marginali o difficilmente individuabili da parte degli interessati.

Per i siti web, prassi consolidata è quella di inserire un link diretto all’informativa privacy nel footer di ciascuna pagina, in modo che l’utente possa consultarne il contenuto in ogni momento. È altresì necessario che l’informativa sia resa disponibile in corrispondenza dei moduli di registrazione, delle pagine di acquisto o di contatto, affinché l’utente sia consapevole del trattamento dei propri dati già al momento della raccolta.

Nelle piattaforme digitali, soprattutto quelle che richiedono la creazione di un account, è indispensabile che l’informativa privacy sia consultabile prima della conclusione del processo di iscrizione, e che eventuali trattamenti ulteriori (come attività di marketing o profilazione) siano corredati da meccanismi di consenso specifico e separato (c.d. granularità del consenso, leggi qui il nostro approfondimento).

Supporto legale di un avvocato nella redazione dell’informativa privacy

In definitiva, l’informativa privacy non è un documento standardizzabile: essa deve riflettere fedelmente le specifiche modalità operative adottate da ciascun sito web o piattaforma digitale. L’utilizzo di modelli generici o di servizi automatizzati di compilazione rischia, infatti, di non cogliere le peculiarità dei singoli trattamenti, con conseguente esposizione a profili di responsabilità.

Ogni informativa privacy è il frutto di una valutazione giuridica attenta e personalizzata, in grado di assicurare il rispetto delle prescrizioni del GDPR e, al contempo, la massima trasparenza nei confronti degli utenti.

Contatta il nostro Studio per richiedere un’assistenza legale dedicata e altamente qualificata in ambito privacy&data protection.

 

ABSTRACT

L’informativa privacy è lo strumento cardine della trasparenza per siti web e piattaforme digitali. La sua redazione deve rispettare le prescrizioni del GDPR e del Codice Privacy, chiarendo l’identità del titolare, le categorie di dati trattati, le finalità, le modalità di gestione, i tempi di conservazione e i diritti degli interessati. Ogni informativa privacy deve essere personalizzata e conforme alla realtà operativa del servizio, evitando modelli standardizzati che rischiano di compromettere la conformità normativa e la tutela degli utenti.